1.  Emissor. Qui escriu i envia el missatge. Tot i això, cal identificar-se en l’apartat de la signatura.

2. Receptor. S’hi escriu l’adreça del destinatari.
   
   Es pot enviar còpia dels missatges a destinataris secundaris, còpia que pot ser visible (a/c…; Cc…) o oculta (C/o…; CCO…; Bcc…).

3. Assumpte. S’ha de descriure d’una manera clara i precisa el contingut del missatge, ja que és el primer que es llig quan arriba un missatge electrònic. No s’ha de deixar mai en blanc.
   
   En respondre a un missatge, convé deixar el mateix assumpte.

4. Adjunts. A vegades, la informació es transmet amb un document adjunt i el missatge és només un canal d’informació, per això ha de quedar ben clar en el nucli o en l’assumpte que hi ha un document adjunt.
   
   També es pot fer servir un enllaç a la web o servidor on hi ha la informació o el document que volem transmetre.

5.  Nucli del missatge. És el contingut pròpiament dit que conté la informació principal, la qual s’ha de presentar d’una manera ordenada i clara, d’acord amb la finalitat que tinga. Està format per salutació, cos, comiat i signatura. Salutació i comiat. La salutació ajuda a determinar el destinatari veritable i el grau de formalitat. Hi ha diverses salutacions (més o menys formals).
   En el cas que es conega la persona destinatària, convé incloure-hi el cognom o bé el nom.
   El comiat indica que el missatge s’ha acabat. La fórmula ha d’estar en concordança amb la forma de salutació.
   Per a més informació sobre les formes de salutació i comiat consulteu el Manual de documents i llenguatge administratius. Cos. A l’hora de redactar el missatge cal fixar quina relació hi ha entre l’emissor i el destinatari, i utilitzar les fórmules de tractament adequades al to i al grau de formalitat (que ha d’estar en concordança amb la forma de salutació).
   Per fer referència al destinatari en l’àmbit universitari es poden fer servir els tractaments següents: vós o vostè. Cal tenir present que no s’han de mesclar mai en un missatge.  

6. Signatura. La signatura és la imatge de l’emissor i ha d’incloure les dades següents: nom i cognoms, càrrec, organització, adreça física, telèfon, i la pàgina web, si n’hi ha. A més, també ha d’incloure la identitat corporativa de la UPV corresponent.

7. Informació addicional diversa. En aquest espai s’ha d’incloure que convé evitar imprimir el missatge si no és estrictament necessari i què s’ha de fer en el cas que s’haja rebut un missatge del qual u no és el destinatari.
   
   També pot incloure qualsevol altra informació secundària.

Aspectes estètics i d’imatge del missatge
El format del text i el tipus de lletra que es fa servir transmet part de la nostra imatge i de la finalitat del missatge: hi ha formats i tipus que informen, i n’hi ha que criden l’atenció, per exemple.
El més habitual és fer servir els tipus de lletra arial o calibri, i la grandària normal és 12. El color negre per al text és el més fàcil de llegir.