Catalogación para Departamentos y Entidades UPV
Los documentos en formato impreso y el material audiovisual adquirido por los Departamentos y Entidades UPV deben pasar por la Unidad de Catalogación para cumplir dos objetivos:
- Localizarlos a través de Polibuscador
- Validar la factura para que sea abonada por el Servicio de Gestión Económica.
Procedimiento para el campus de Vera:
Paso 1
Crear un Poli[Sol.licita] indicando en el campo «Asunto» el Departamento o Entidad UPV y la ubicación de los documentos (escuela, grupo de investigación, etc.). Además, se debe incluir como adjunto el PDF original de la factura (no escaneada). Hay que tener en cuenta que:
- Los ejemplares para catalogar han de coincidir exactamente con los de la factura.
- En la factura debe figurar el Departamento o Entidad UPV al que se realiza el cargo y llevar el CIF de la Universidad
Paso 2
Entregar en la Unidad de Catalogación (1ª planta de la Biblioteca Central) todos los documentos que figuren en la factura. Se recomienda que la entrega se realice de lunes a viernes de 8:30 a 14:30 h. Los documentos quedarán depositados en la Unidad de Catalogación hasta que se notifique que se pueden recoger.
Paso 3
Si los datos de la factura son correctos y se corresponden con los documentos entregados, la Unidad de Catalogación enviará una notificación validando los datos de la factura. Para tramitar el cobro de la factura donde corresponda, se debe incluir esta notificación como un archivo adjunto.
Paso 4
Realizada la catalogación, se recibirá un aviso indicando que ya pueden recogerse los documentos en la Unidad de Catalogación. Se recomienda que la recogida se realice de lunes a viernes de 8:30 a 14:30 h.
Procedimiento para los campus de Gandía y Alcoy:
Paso 1
Crear un Poli[Sol·licita] indicando en el campo «Asunto» el Departamento o Entidad UPV y la ubicación de los documentos (escuela, grupo de investigación, etc.). Además, se debe incluir como adjunto:
- El PDF original de la factura (no escaneada). Hay que tener en cuenta que:
- Los ejemplares para catalogar han de coincidir exactamente con los de la factura.
- En la factura debe figurar el Departamento o Entidad UPV al que se realiza el cargo y llevar el CIF de la Universidad.
- Varias páginas escaneadas en PDF para cada documento a catalogar donde figure información bibliográfica relevante: portada (página donde figura el título), contraportada (parte posterior de la portada donde figura el ISBN, editorial, etc.) e índice. Además, se indicará el número de páginas, altura en centímetros y cualquier material que acompañe al documento.
Paso 2
Entregar en la biblioteca del campus todos los documentos que figuren en la factura. El personal de la biblioteca del campus comprobará que la factura tiene la información necesaria y cotejará que se corresponde con los ejemplares. Los documentos quedarán depositados en la biblioteca del campus hasta que se notifique que se pueden recoger.
Paso 3
Si los datos de la factura son correctos y se corresponden con los documentos entregados, la Biblioteca enviará una notificación validando los datos de la factura. Para tramitar el cobro de la factura donde corresponda, se debe incluir esta notificación como un archivo adjunto.
Paso 4
Realizada la catalogación, se recibirá un aviso indicando que ya pueden recogerse los documentos en la biblioteca del campus.