- -
UPV
 

Cercador de Serveis

Unitats Pegasus

Elements Pegasus

Sobre Pegasus

 
Procesos
PEGASUS Elements Pegasus Procesos  ...


Manual de Gestió de Processos

Les unitats, en una primera fase del Programa Pegasus, han identificat, definit, diagramat i documentat els processos clau, és a dir, aquells que gestionen les activitats que condueixen al lliurament del producte o servei a l’usuari (extern a la unitat)

  • Estan orientats a l’usuari i depèn d’ells que es puguen complir els seus requeriments i les seues expectatives.
  • Consumeixen la major part dels recursos de l’organització.
  • L’optimització que se’n fa és decisiva per a la competitivitat de l’organització.
  • Contribueixen a l’acompliment de la missió/visió i a la consecució dels objectius estratègics.

Els processos estratègics (que gestionen la relació de l’organització amb l’entorn, la forma amb què es prenen decisions sobre planificació i millores) corresponen a l’organització. En aquest cas, a la UPV.

Quant als processos de suport (que proporcionen recursos i suport per al desenvolupament dels processos clau) són responsabilitat de cada unitat, però se seguiran la mateixa metodologia i els mateixos estàndards que els utilitzats en el cas dels processos clau.

Identificació de processos clau

Les unitats Pegasus, a l’hora d’abordar la identificació dels processos clau s’han plantejat les qüestions següents:

  • Quins processos són propis de la unitat?
  • Quins processos s’inicien per la sol·licitud d’un usuari o diversos, i finalitzen amb la prestació del servei a aquests?
  • Quins processos consumeixen la major part dels recursos (personals, materials, temps…) de la unitat?
  • Quins processos tenen impacte sobre els resultats de la unitat o, fins i tot, de la mateixa institució?

Elements que defineixen un procés clau Pegasus

Els processos clau Pegasus s’han caracteritzat per la base d’una sèrie d’elements que han permès fer-ne una definició exhaustiva:

•Nom del procés: identificació breu i representativa de l’objectiu del procés.
•Descripció del procés: missió o objecte del procés. El propòsit. La raó. Per a què se’n té.
•Gestor del procés: càrrec, lloc, funció (no persona) amb capacitat d’actuació i que ha de liderar el procés per a implicar i mobilitzar els actors que hi intervenen.
•Abast del procés: primera i darrera activitats del procés.
    •Inici del procés: activitat, normalment externa a la unitat, que dóna inici al procés. Bàsicament, són de dos tipus: sol·licitud d’usuari (procés asíncron) i esdeveniment temporal (procés síncron).
    •Final del procés: activitat, normalment pròpia de la unitat, amb la qual conclou el procés.
•Usuaris del procés: demandants dels serveis proporcionats per mitjà del procés i que són els que en reben les eixides.
    •Usuaris interns:
        •Entitats: òrgans de direcció, centres, departaments, estructures de recerca, unitats de suport…
        •Persones: PDI, PAS, investigadors i becaris.
    •Usuaris externs: alumnes, institucions, empreses…
•Proveïdors del procés: proveïment de les entrades al procés, és a dir, serveis que la unitat propietària del procés demanda.

•Requeriments/expectatives dels usuaris: requisits que els usuaris esmentats anteriorment demanden a la unitat i expectatives d’aquests sobre el servei esperat.
•Participants del procés: subjecte passiu que no demanda el servei (no és un usuari directe del servei), no proveeix d’entrades el procés (no és un dels proveïdors del procés) i no forma part de la unitat propietària d’aquest, però hi intervé en algun moment o moments durant el desenvolupament del procés.
•Diagrama general: seqüència d’activitats que es desenvolupa des de l’inici del procés (demanda del servei per part de l’usuari) fins a la finalització d’aquest (lliurament o prestació del servei a l’usuari).
•Procediments associats: recollida de manera precisa i sistemàtica d’un conjunt de tasques que són part d’un procés.
•Reglaments i normes que ha de complir el procés: identificació de les normes generals i específiques que han de tenir-se en compte per al desenvolupament correcte de les accions d’un procés.
•Documents associats: recollida dels documents tipus vinculats al desenvolupament del procés: instàncies, formularis, resolucions, etc.

Diagramació dels processos clau Pegasus

A l’hora de diagramar els processos clau de les unitats, en el programa Pegasus s’ha optat per:


•Una eina especialitzada per a dibuixar diagrames com és el Microsoft Visio, fent ús d’una adaptació de l’estàndard BPMN (Business Process Modeling Notation) inicialment desenvolupat per Business Process Management Initiative (BPMI) i actualment mantingut per l’Object Management Group (OMG). Enllaça amb una altra web


•Una aplicació de desenvolupament pròpia que, sense arribar a ser una eina de gestió integral de processos, permet l’emmagatzematge ordenat dels diagrames, la gestió d’usuaris, proveïdors, indicadors, etc., i que en un futur permetrà el monitoratge dels processos i l’establiment de plans de millora.

 

Símbols BPMN utilizats en Pegasus

Etapes d'implantació

En Pegasus s’han seguit les etapes següents a l’hora d’identificar, definir, diagramar i documentar els processos clau de cada unitat:


•Formació bàsica en gestió per processos i treball en la primera aproximació als processos clau de cada unitat per part dels grups de treball de cadascuna d’aquestes.
•Sessions de treball, assistides per un facilitador extern a la unitat, per a revisar la primera aproximació als processos clau i completar-ne la fitxa identificadora de cadascun. Diagramació dels processos identificats i dels procediments que s’hi associen.
•Metavalidació dels processos clau (anàlisi de les relacions entre la unitat i els proveïdors, i solució de conflictes fronterers).
•Difusió i revisió per part dels integrants de la unitat dels processos clau.
•Validació institucional del manual de processos clau de cada unitat.
•Publicació i difusió dels processos clau (web de cada unitat).

 


EMAS upv