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Procedimiento de solicitud de reserva de habitación en el Colegio Mayor Galileo Galilei
- Objeto del servicio
- Descripción del servicio/actividad
- Personas interesadas/Solicitantes
- Como se presta el servicio
- Plazos de solicitud/presentación
- Documentación a presentar
- Proceso de tramitación
- Consultas
- Otros enlaces
Objeto del servicio
El trámite recoge el procedimiento y criterios para solicitar la reserva, para un uso temporal, de alguna de las habitaciones que el Colegio Mayor Galileo Galilei pone a disposición de la Universitat Politècnica de València.
Descripción del servicio/actividad
A través del acuerdo de adscripción del Colegio Mayor Galileo Galilei a la Universitat Politècnica de València, en fecha 29 de diciembre de 1988, la Universitat tiene actualmente a su disposición el uso de hasta cuatro habitaciones, dos dobles y dos individuales, para la estancia de aquellas personas que participan en eventos o actividades organizadas por la Universitat Politècnica de València y que, por la naturaleza de las mismas y la procedencia de las personas invitadas, requieren puntualmente alojamiento.
El uso de las habitaciones puestas a disposición de la Universitat Politècnica de València por el Colegio Mayor Galileo Galilei tiene por objeto facilitar la estancia a personas que:
- Participación en eventos o actividades de carácter institucional.
- Participación en congresos, cursos, conferencias o seminarios.
- Realización de estancias breves de investigación.
- Finalidades de carácter social aprobadas por el equipo de gobierno de la Universitat.
La solicitud de reserva de habitaciones en el Colegio Mayor Galileo Galilei deberá indicar y justificar el objeto de la estancia, aportando aquella documentación que permita acreditar la participación de la persona interesada en la actividad.
Interesados/Solicitantes
Estructuras propias de la Universitat Politècnica de València.
Cómo se presta el servicio
Telemáticamente
A través de la plataforma poli[Sol·licita]
Todas peticiones, documentación y comunicaciones, así como la información relativa al estado de la tramitación, se realizará a través de poli[Sol·licita].
Plazos de solicitud/presentación
Plazo de presentación: Durante todo el año, excepto el mes de agosto.
La solicitud y la documentación a tramitar debe remitirse, correctamente cumplimentada, al menos, con 10 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la actividad.
En los periodos festivos de Fallas (del 15 al 20 de marzo), Semana Santa (desde Jueves Santo hasta el lunes de San Vicent Ferrer) y Navidades (desde el 23 de diciembre al 6 de enero), y debido a la disminución de personal, se recomienda realizar las solicitudes con un plazo de antelación superior.
Documentación a presentar
- Modelo normalizado para la solicitar la reserva de habitaciones en el Colegio Mayor Galileo Galilei “Solicitud reserva habitación CMGG.pdf”.
Este documento debe firmarse electrónicamente por persona responsable de la actividad a realizar.
Formularios asociados
Proceso de tramitación
El procedimiento para tramitar la solicitud de reserva de habitaciones en el Colegio Mayor Galileo Galilei, comprende las siguientes fases:
- Cumplimentar y firmar el formulario de solicitud de reserva de habitación en el Colegio Mayor Galileo Galilei.
- En el caso de que la actividad requiera el acceso de personas o se solicite acceso a los aparcamientos para las personas asistentes, cumplimentar el documento con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios para los que se solicita autorización.
- Remitir dicha documentación a través de la plataforma UPV[contacT] – poli[Sol·licita].
En el formulario poli[Sol·licita] se puede adjuntar toda aquella documentación adicional que se considere relevante para solicitar la autorización de la actividad.
Dependiendo de la complejidad y extensión de la actividad o evento puede ser necesario aportar una memoria del desarrollo de la actividad.
En el caso de acceso de vehículos con características especiales (dimensiones, peso, sistema de estabilización, contenido de la carga, etc.) podrá requerirse información adicional como planificación de la ruta de entrada y salida, corte de viales internos, medidas especiales de seguridad, coordinación de actividades empresariales, etc. - Recibida la documentación se procede a la revisión de la documentación remitida, comprobando que se aporta la documentación necesaria y que esta se encuentra correctamente cumplimentada.
- Se procederá al análisis de la solicitud, comprobando su viabilidad, así como la disponibilidad de recursos.
- En el caso de detectarse errores u omisiones, se procederá a solicitar la subsanación correspondiente.
- Analizar la disponibilidad de habitaciones para el periodo indicado.
- En el caso de presentar algún inconveniente, se analizarán diferentes alternativas, proponiendo aquellas que se adecuen a la actividad.
- En aquellos casos en los que las actividades requieran de la aprobación de los órganos de gobierno de la Universitat se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y autorización.
- Si todo es correcto se procederá a tramitar la reserva en el Colegio Mayor Galileo Galilei.
- Se dará traslado a la entidad solicitante de la resolución.
- Por último, se comunicará a los servicios afectados.
Consultas
Cualquier consulta a realizar relativa a este servicio debe realizarse a través de poli[Consulta].
Poli[Consulta] -> Unidad de Servicios Generales -> Reservas y alquiler de espacios
En aquellos casos en que se considere necesario, se contactará de forma telemática o telefónica con la persona de contacto indicada en la documentación para concretar la solicitud.
Información de contacto
poli[Consulta]
Otros enlaces
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