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Procedimiento de solicitud para la realización de actividades organizadas por personas o entidades externas en la Universitat Politècnica de València



Objeto del servicio

El trámite recoge el procedimiento y criterios para solicitar autorización para el desarrollo de actividades en el Campus de Vera de la Universitat Politècnica de València, organizadas por personas o entidades externas a la Universitat.


Descripción del servicio/actividad

El desarrollo de actividades en la Universitat Politècnica de València, al margen de las actividades académicas, docentes o investigadoras que se desarrollan con carácter habitual en los espacios destinados al efecto, requiere que estas se pongan en conocimiento de la Universitat al objeto de coordinar todas aquellas actividades que se realizan en el Campus de Vera.

Estas actividades pueden llevar aparejado el uso de determinados espacios o instalaciones, así como el acceso de usuarios a los espacios e instalaciones de la Universitat, y el acceso de vehículos a los aparcamientos, zonas de carga y descarga o zonas limitadas al tráfico si así se requiere.

El desarrollo de actividades deberá contar con la aprobación del órgano competente en la materia, así como con el visto bueno de las estructuras UPV que gestionan los espacios e instalaciones en los que se va a desarrollar la actividad.

El procedimiento de comunicación de actividades a realizar, incluye la reserva de espacios generales de la UPV, así como la gestión de acceso al campus de las personas participantes en la actividad y a los aparcamientos.

La solicitud de las actividades a realizar en el campus debe tramitarse con suficiente antelación a la fecha prevista de la actividad.


Interesados/Solicitantes

Cualquier persona física o jurídica con capacidad de obrar, que actúe como organizadora de la actividad.


Cómo se presta el servicio

Telemáticamente

A través de la plataforma poli[Sol·licita]

Todas peticiones, documentación y comunicaciones, así como la información relativa al estado de la tramitación, se realizará a través de poli[Sol·licita].


Plazos de solicitud/presentación

Plazo de presentación: Durante todo el año, excepto el mes de agosto.

La solicitud y la documentación a tramitar debe remitirse, correctamente cumplimentada y firmada, al menos, con 30 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la actividad.

En los periodos festivos de Fallas (del 15 al 20 de marzo), Semana Santa (desde Jueves Santo hasta el lunes de San Vicent Ferrer) y Navidades (desde el 23 de diciembre al 6 de enero), y debido a la disminución de personal, se recomienda realizar las solicitudes con un plazo de antelación superior.


Documentación a presentar

  • Modelo normalizado para la solicitar autorización para la realización de una actividad externa, organizadas por personas o entidades, públicas o privadas, en el campus de Vera de la UPV “Solicitud actividad externa.pdf”.

    Este documento, una vez cumplimentado, debe firmarse electrónicamente por la persona responsable de la actividad a realizar.

  • Modelo normalizado con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios en los que se encuentran autorizados “Datos personal autorizado.xlsx”.

Formularios asociados

Proceso de tramitación

El procedimiento para tramitar la solicitud de realización de una actividad en la UPV y autorización de acceso temporal para personal externas en general, comprende los siguientes pasos:
  1. Cumplimentar y firmar la documentación requerida para la tramitación de la solicitud.

    Formulario de Solicitud para la realización de actividades organizadas por personas o entidades externas en la Universitat Politècnica de València.

    En el caso de actividades con acceso libre, se deberá cumplimentar el documento con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados.

  2. Remitir dicha documentación a través de la plataforma UPV[contacT] – poli[Sol·licita]

    En el formulario poli[Sol·licita] se puede adjuntar toda aquella documentación adicional que se considere relevante para solicitar la autorización de la actividad.

    Dependiendo de la complejidad y extensión de la actividad o evento puede ser necesario aportar una memoria del desarrollo de la actividad.

    En el caso de acceso de vehículos con características especiales (dimensiones, peso, sistema de estabilización, contenido de la carga, etc.) podrá ser necesario aportar información adicional como planificación de la ruta de entrada y salida, corte de viales internos, medidas especiales de seguridad, coordinación de actividades empresariales, etc.

  3. Por parte de la Unidad de Servicios Generales se procede a la revisión de la documentación remitida, comprobando que se aporta la documentación necesaria y que esta se encuentra correctamente cumplimentada.

    • Se procede al análisis de la comunicación, comprobando su viabilidad, así como la disponibilidad de recursos.

    • En el caso de detectarse errores u omisiones, se procederá a solicitar la subsanación correspondiente.

    • En el caso de presentar algún inconveniente, se analizarán diferentes alternativas, proponiendo aquellas que se adecuen a la actividad.

    • En aquellos casos en los que las actividades requieran de la aprobación de órganos de gobierno de la Universitat se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y autorización.

    • Se procederá a la reserva de los espacios solicitados.

    • En aquellos casos en los que las actividades a realizar pudieran afectar o tuvieran relación con otras estructuras UPV (Servicio de Mantenimiento, Servicio de Infraestructuras, Servicio Integrado de Prevención y Salud Laboral, Unidad de Medio Ambiente, etc.) se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y conformidad.

  4. Se dará traslado a la entidad solicitante de la resolución.

  5. Por último, se comunicará a los servicios afectados.

    • Se informará a los servicios UPV que pudieran estar afectados por el desarrollo de la actividad para su conocimiento.

    • Se informará al servicio de seguridad del desarrollo de la actividad para su conocimiento.


Información complementaria

Las Tarifas por cesión de uso de locales, ocupación de suelo público y prestación de servicios están reguladas por las normas de funcionamiento del presupuesto de año en curso.

La entrada o salida de personas y vehículos, en horario no laboral, está restringida exclusivamente a los accesos 24 horas habilitados al efecto (J1, M y P).

El acceso a los campus universitarios se realizará previa identificación mediante documento identificativo con validez legal y vigente, al objeto de poder verificar la identidad de las personas que acceden al campus.


Consultas

Cualquier consulta a realizar relativa a este servicio debe realizarse a través de poli[Consulta].

Poli[Consulta] -> Unidad de Servicios Generales -> Autorización de eventos y actividades


Información de contacto

poli[Consulta]

En aquellos casos en que se considere necesario, se contactará de forma telemática o telefónica con la persona de contacto indicada en la documentación para concretar la solicitud.


Normativa
  • Reglamento de circulación y estacionamiento de la Universitat Politècnica de València.

Otros enlaces


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