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Procedimiento de comunicación de actividades organizadas por estructuras propias de la Universitat Politècnica de València
- Objeto del servicio
- Descripción del servicio/actividad
- Personas interesadas/Solicitantes
- Como se presta el servicio
- Plazos de solicitud/presentación
- Documentación a presentar
- Proceso de tramitación
- Información complementaria
- Consultas
- Normativa
- Otros enlaces
Objeto del servicio
El trámite recoge el procedimiento y criterios para comunicar a la Universitat Politècnica de València el desarrollo de actividades internas, organizadas por estructuras de la Universitat, a realizar en el Campus de Vera.
Descripción del servicio/actividad
El desarrollo de actividades en la Universitat Politècnica de València, al margen de las actividades académicas, docentes o investigadoras que se desarrollan con carácter habitual en los espacios destinados al efecto, requiere que estas se pongan en conocimiento de la Universitat al objeto de coordinar todas aquellas actividades que se realizan en el Campus de Vera.
Estas actividades pueden llevar aparejado el uso de determinados espacios o instalaciones, así como el acceso de usuarios a los espacios e instalaciones de la Universitat, y el acceso de vehículos a los aparcamientos, zonas de carga y descarga o zonas limitadas al tráfico si así se requiere.
El desarrollo de actividades deberá contar con la aprobación del órgano competente en la materia, así como con el visto bueno de las estructuras UPV que gestionan los espacios e instalaciones en los que se va a desarrollar la actividad.
El procedimiento de comunicación de actividades a realizar, incluye la reserva de espacios generales de la UPV, así como la gestión de acceso al campus de las personas participantes en la actividad y a los aparcamientos.
La autorización de acceso de personal a las actividades corresponde a la estructura responsable de la actividad, y tendrá siempre un carácter temporal, con una duración máxima de un curso académico, en función de la actividad.
EL periodo máximo de la autorización del acceso de personas, entidades y vehículos tiene como fecha límite el 15 de septiembre del año de finalización del curso vigente en ese momento.
La solicitud de las actividades a realizar en el campus debe tramitarse con suficiente antelación a la fecha prevista de la actividad.
Interesados/Solicitantes
La persona solicitante será la persona responsable de la actividad. Debe pertenecer al colectivo de empleados públicos de la Universitat Politècnica de València y disponer del consentimiento de la estructura UPV organizadora la actividad.
Cómo se presta el servicio
Telemáticamente
A través de la plataforma poli[Sol·licita]
Todas peticiones, documentación y comunicaciones, así como la información relativa al estado de la tramitación, se realizará a través de poli[Sol·licita].
Plazos de solicitud/presentación
Plazo de presentación: Durante todo el año, excepto el mes de agosto.
La solicitud y la documentación a tramitar debe remitirse, correctamente cumplimentada, al menos, con 7 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la actividad.
En los periodos festivos de Fallas (del 15 al 20 de marzo), Semana Santa (desde Jueves Santo hasta el lunes de San Vicent Ferrer) y Navidades (desde el 23 de diciembre al 6 de enero), y debido a la disminución de personal, se recomienda realizar las solicitudes con un plazo de antelación superior.
Documentación a presentar
- Modelo normalizado para la comunicación de actividades organizadas por estructuras propias de la UPV, en el campus de Vera, “Comunicación actividad interna.pdf”.
- Modelo normalizado con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios en los que se encuentran autorizados “Datos personal autorizado.xlsx”.
Formularios asociados
Proceso de tramitación
El procedimiento para tramitar la comunicación de una actividad en la UPV y autorización de acceso temporal para personas en general, comprende las siguientes fases:
- La actividad a desarrollar debe contar con la autorización del órgano competente en la materia. Por lo general corresponderá a la persona responsable de la estructura UPV que organiza la actividad o miembros del equipo de gobierno de la Universitat.
- La actividad a desarrollar debe disponer de autorización para el uso de los espacios donde se vaya a realizar.
Dicha autorización corresponde a la/s persona/s responsable/s de las estructuras UPV que gestionan los espacios en los que se va a desarrollar.
En el caso de los espacios de carácter general del campus de Vera, la autorización corresponde a la Unidad de Servicios Generales, procediéndose a la misma en el momento en que se reciba la comunicación de la actividad. - Cumplimentar el formulario para la comunicación de actividades internas organizadas por estructuras propias de la UPV.
- En el caso de que la actividad requiera el acceso de personas o se solicite acceso a los aparcamientos para las personas asistentes, cumplimentar el documento con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios en los que se encuentran autorizados.
Dispone de más información en relación a los accesos al campus en: “ACCESO A CAMPUS DE VERA” - Remitir la documentación a través de la plataforma UPV[contacT] – poli[Sol·licita]
En el formulario poli[Sol·licita] se puede adjuntar toda aquella documentación adicional que se considere relevante para tramitar la actividad.
Dependiendo de la complejidad y extensión de la actividad o evento puede ser necesario aportar una memoria del desarrollo de la actividad.
En el caso de acceso de vehículos con características especiales (dimensiones, peso, sistema de estabilización, contenido de la carga, etc.) podrá ser necesario aportar información adicional como planificación de la ruta de entrada y salida, corte de viales internos, medidas especiales de seguridad, coordinación de actividades empresariales, etc. - Recibida la documentación se procede a la revisión de la documentación remitida, comprobando que se aporta la documentación necesaria y que esta se encuentra correctamente cumplimentada.
- Se procede al análisis de la comunicación, comprobando su viabilidad, así como la disponibilidad de recursos.
- En el caso de detectarse errores u omisiones, se procederá a solicitar la subsanación correspondiente
- En el caso de presentar algún inconveniente, se analizarán diferentes alternativas, proponiendo aquellas que se adecuen a la actividad.
- En aquellos casos en los que las actividades requieran de la aprobación de órganos de gobierno de la Universitat se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y autorización.
- Si la realización de la actividad está prevista en espacios de carácter general, se procederá a la reserva de dichos espacios.
- Si las actividades a realizar pudieran afectar o tuvieran relación con otras estructuras UPV (Servicio de Mantenimiento, Servicio de Infraestructuras, Servicio Integrado de Prevención y Salud Laboral, Unidad de Medio Ambiente, etc.) se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y conformidad.
- Se dará traslado a la entidad solicitante de la resolución.
- Por último, se comunicará a los servicios afectados.
- Se informará a los servicios UPV que pudieran estar afectados por el desarrollo de la actividad para su conocimiento.
- Se informará al servicio de seguridad del desarrollo de la actividad para su conocimiento.
- propuesta para su conocimiento y conformidad.
La apertura y cierre de espacios por el personal de seguridad alcanza únicamente los accesos exteriores de los edificios e instalaciones.
La apertura y cierre de espacios interiores, tales como despachos, salas de reuniones, aulas, laboratorios o cualesquiera otras dependencias, corresponde al personal propio del edificio o instalación o a la persona responsable del contrato o de la actividad.
Se exceptúan aquellas actividades que cuenten con personal de seguridad expresamente asignado a las mismas o se haya consensuado con la persona responsable del edificio la apertura de los espacios.
La entrada o salida de personas y vehículos, en horario no laboral, está restringida exclusivamente a los accesos 24 horas habilitados al efecto (J1, M y P).
El uso de los aparcamientos está directamente vinculado al desarrollo de la actividad a realizar.
Consultas
Cualquier consulta a realizar relativa a este servicio debe realizarse a través de poli[Consulta].
Poli[Consulta] -> Unidad de Servicios Generales -> Autorización de eventos y actividades
Información de contacto
poli[Consulta]
En aquellos casos en que se considere necesario, se contactará de forma telemática o telefónica con la persona de contacto indicada en la documentación para concretar la solicitud.
Normativa
- Normativa de acreditaciones de la Universitat Politècnica de València.
- Reglamento de circulación y estacionamiento de la Universitat Politècnica de València.
- Normativa de sistemas de control de accesos UPV.
- Normativa de creación y funcionamiento del Registro de Personal Externo de la UPV.
Otros enlaces
- Horario Campus UPV
- Calendario laboral
- Aparcamientos
- Accesos al campus de Vera
- Acreditaciones UPV
- Movilidad Sostenible UPV
- Planes de emergencia y autoprotección
- Coordinación de actividades empresariales
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