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Procedimiento de reserva de espacios generales de la Universitat Politècnica de València
- Objeto del servicio
- Descripción del servicio/actividad
- Interesados/Solicitantes
- Como se presta el servicio
- Documentación a presentar
- Plazos de solicitud/presentación
- Proceso de tramitación
- Información complementaria
- Consultas
- Compormisos de plazos
Objeto del servicio
El trámite recoge el procedimiento y criterios para solicitar la reserva de espacios generales, o de gestión centralizada, en el Campus de Vera de la Universitat Politècnica de València por parte de las estructuras propias de la Universitat.
Descripción del servicio/actividad
Para el desarrollo de actividades propias de la Universitat que se realizan dentro del horario laboral, en la que los asistentes pertenecen a la comunidad universitaria y no se requieren de servicios externos, como puede ser en caso de reuniones, seminarios o similares, se utilizar este trámite para realizar la reserva de espacios de carácter general o de gestión centralizada.
Los espacios generales se corresponden con los espacios indicados en el apartado “Gestión de los espacios”.
Estos espacios de carácter general o de gestión centralizada son gestionados por la Unidad de Servicios Generales.
En el caso de actividades organizadas fuera del horario laboral, en las que participe personal no perteneciente a la comunidad universitaria, participen otras entidades distintas a la UPV o tenga un alcance más allá del indicado para este trámite, deberá utilizarse el trámite “Comunicación de actividades organizadas por estructuras propias de la Universitat Politècnica de València”.
Cuando se trate de espacios descentralizados, gestionados por otras estructuras UPV, estos quedan fuera del objeto de este trámite, teniendo, las estructuras solicitantes, que contactar directamente con las estructuras que gestionen dichos espacios a efectos de la reserva.
El uso de los espacios generales por las estructuras UPV, está exento de la aplicación de las tarifas de precios públicos por uso de locales e instalaciones y ocupación de suelo público. No obstante, deberán asumir los costes correspondientes a los servicios externos prestados, como por ejemplo, seguridad, limpieza, audiovisuales, etc.
Interesados/Solicitantes
Estructuras propias de la Universitat Politècnica de València.
Cómo se presta el servicio
Telemáticamente
A través de la plataforma poli[Sol·licita]
Todas peticiones, documentación y comunicaciones, así como la información relativa al estado de la tramitación, se realizará a través de poli[Sol·licita].
Plazos de solicitud/presentación
Plazo de presentación: Durante todo el año, excepto el mes de agosto.
La solicitud y la documentación a tramitar debe remitirse, correctamente cumplimentada y firmada, al menos, con 7 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la actividad.
En los periodos festivos de Fallas (del 15 al 20 de marzo), Semana Santa (desde Jueves Santo hasta el lunes de San Vicent Ferrer) y Navidades (desde el 23 de diciembre al 6 de enero), y debido a la disminución de personal, se recomienda realizar las solicitudes con un plazo de antelación superior.
Documentación a presentar
- Modelo normalizado para la solicitar la reserva de espacios generales “Solicitud de reserva de espacios generales.pdf".
Formularios asociados
Proceso de tramitación
El procedimiento para tramitar la reserva de espacios generales del campus de Vera, comprende los siguientes pasos:
- Cumplimentar el formulario para la reserva de espacios generales.
- Remitir dicha documentación a través de la plataforma UPV[contacT] – poli[Sol·licita]. En el formulario poli[Sol·licita] se puede adjuntar toda aquella documentación adicional que se considere relevante para solicitar la reserva.
- Por parte de la Unidad de Servicios Generales se procede a la revisión de la documentación remitida, comprobando que se aporta la documentación necesaria y que esta se encuentra correctamente cumplimentada.
Se procederá al análisis de la solicitud, comprobando su viabilidad, así como la disponibilidad de recursos.
- En el caso de detectarse errores u omisiones, se procederá a solicitar la subsanación correspondiente.
- En el caso de presentar algún inconveniente, se analizarán diferentes alternativas, proponiendo aquellas que se adecuen a la actividad.
- Si todo es correcto se procederá a la reserva de los espacios solicitados.
- Se dará traslado a la entidad solicitante de la resolución.
- Por último, se comunicará a los servicios afectados.
- Se informará a los servicios que pudieran estar afectados por desarrollo de la actividad para su conocimientoe.
- Se informará al servicio de seguridad del desarrollo de la actividad para su conocimiento.
Información complementaria
La apertura y cierre de espacios por el personal de seguridad alcanza únicamente los accesos exteriores de los edificios e instalaciones.
Se exceptúan aquellas actividades que cuenten con personal de seguridad expresamente asignado a las mismas o se haya consensuado con la persona responsable del edificio la apertura de los espacios.
La entrada o salida de personas y vehículos, en horario no laboral, está restringida exclusivamente a los accesos 24 horas habilitados al efecto (J1, M y P).
El acceso a los campus universitarios se realizará previa identificación mediante documento identificativo con validez legal y vigente, al objeto de poder verificar la identidad de las personas que acceden al campus.
Consultas
Cualquier consulta a realizar relativa a este servicio debe realizarse a través de poli[Consulta].
Poli[Consulta] -> Unidad de Servicios Generales -> Autorización de eventos y actividades
Información de contacto
poli[Consulta]
En aquellos casos en que se considere necesario, se contactará de forma telemática o telefónica con la persona de contacto indicada en la documentación para concretar la solicitud
Normativa
- Normativa de acreditaciones de la Universitat Politècnica de València.
- Reglamento de circulación y estacionamiento de la Universitat Politècnica de València.
- Normativa de sistemas de control de accesos UPV.
- Normativa de creación y funcionamiento del Registro de Personal Externo de la UPV.
Otros enlaces
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