La persona o persones que escriuen un text han de preguntar-se per la intenció del document: explicar un tema, demostrar una teoria —i/o refutar-ne una altra—, descriure un nou material, relatar fets, proposar un problema a resoldre en un examen, invitar a un esdeveniment —a una persona o a un col·lectiu—, convèncer, anunciar una novetat... Aquesta intencionalitat determina la funció dominant de l’escrit, així com l’estructura i l’estil.

Segons el que es pretenga, l’emissor serà més o menys objectiu i d’això dependrà l’elecció de la persona verbal emprada (jo, nosaltres o la impersonalitat de la tercera persona del singular), així com l’elecció d’un lèxic més neutre o més expressiu. La neutralitat està relacionada amb l’objectivitat amb què es pretén transmetre la informació i és característica dels textos científics en què l’emissor no dóna la seva opinió sinó que s’expressa a través d’una veu impersonal.

El receptor també intervé en les característiques del document, ja que no es redacta de la mateixa manera per a un destinatari especialista en una matèria —un article per a una revista científica, per exemple— que per a un de profà (materials didàctics de l’aula). I no solament això, tampoc s’escriu igualment si el text s’adreça a càrrec de la universitat o d’altra institució —que requereixen determinats tractaments— que si s’adreça als alumnes.

En els exemples de dalt s’evidencia la diferència quant al grau de formalitat que s’utilitza en una invitació al rector d’una universitat i en una informació general per a la matrícula en la UPV, adreçada als estudiants.

Finalment, tampoc no és el mateix una presentació de Power Point o un pòster d’un congrés, que requereixen un grau elevat de síntesi i concreció que una convocatòria, on cal explicitar minuciosament els objectius, les persones a què s’adreça, les fases del procés, els terminis, etc.