INSTRUCCIONES
Autentificación
Os podéis autenticar con vuestro login y la contraseña de intranet, igual que anteriormente.
Al hacer pedido, comunicar
Las notificaciones de la aplicación que nos llegaban a depeln cuando hacíais una orden de compra siguen desactivadas, por lo que cuando formuléis un pedido en la aplicación, por favor, comunicadlo inmediatamente después a depeln para que cumplimenten el GEA y se autorice.
GEA Autorizado: Sin Envío por Email
Una vez el GEA esté autorizado, ya NO se os remitirá el adjunto por e-mail, este se alojará en los datos adjuntos de vuestra orden de compra en el apartado “justificante 2”.
Tramitación Posterior de Facturas y Pagos
Posteriormente, ya aportaréis el ticket o la factura el apartado “factura”, y los justificantes de pago en el apartado “justificante 1” en caso que seas endosatario/a. Se tramitará como de costumbre, quedando asiento y adjuntos en la aplicación. Si la factura se tramitara por FACE, corresponderá a los Servicios administrativos subirla.
Otras cuestiones importantes
Solicitud de Nuevos Proveedores
Si el proveedor y su CIF no aparece en el desplegable de la aplicación, apartado “proveedores disponibles” hay que solicitarlo a través del botón “solicitar proveedor”, para que se estudie por los Servicios administrativos y se incluya en la aplicación, si procede.
Guía para la descripción y justificación en la solicitud de compra
Como habitualmente se hace en el formulario de pedido en pdf, en la cumplimentación en la aplicación de la solicitud de compra, hay que introducir la breve descripción del producto a adquirir, el motivo de la compra (el «Se precisa…» de costumbre, recordad que sea clara la finalidad académica: equipos, libros, material, consumibles, congresos, viajes…), y el proveedor con el CIF (hay empresas que operan con varios CIF).
Traspasos entre Usuarios: Justificación y Condiciones
La aplicación permite traspasos entre usuarios, procurad justificar con claridad el origen de la misma y/o las condiciones: préstamo, donación, compensación… Esos traspasos responden a acuerdos entre partes, y a excepción de jubilaciones donde sí intervienen los Servicios administrativos, se devuelven por los interesados en el acuerdo.
Distinción Presupuestaria entre ACE y EDA
Las claves económicas de ACE y EDA son distintas, como también lo es la orgánica del Departamento (Presupuesto ordinario), por ello, como sabéis no son miscibles entre sí. Una factura sólo puede ir cargada a una de ellas.
Avances en la Vinculación Automática con GEA
Junto con el DOE, continuamos siendo experiencia piloto en aras a institucionalizar la aplicación que pasará a manos del ASIC. Las propuestas, limitaciones o pegas que puedan surgir, las iremos viendo. Una fortaleza muy importante de la aplicación es que la vinculación con GEA es sencilla, y no manual (punteando listados) como hasta ahora, lo que se traduce en tener que llevar dos contabilidades paralelas, con la consiguiente duplicidad y descuadres.
Adaptación Presupuestaria a la Aplicación
A corto plazo, en la medida que se institucionalice la aplicación y estemos familiarizados, para el próximo ejercicio lo deseable sería adaptar nuestra estructura presupuestaria actual para que la aplicación permita su gestión.