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La UPV ha desarrollado la plataforma on line poli[Consulta], que permite gestionar y atender las dudas y consultas que los usuarios -fundamentalmente estudiantes- realicen, de manera telemática, desde cualquier lugar y en cualquier momento, y a la que se puede acceder, de manera rápida y sencilla, desde cualquier dispositivo móvil, tablet u ordenador con conexión a Internet.

Esta nueva plataforma pretende "convertirse en el canal único por el que gestionar este tipo de comunicaciones, sustituyendo a la multiplicidad de vías por las que anteriormente llegaban estas comunicaciones, sin ningún tipo de control ni trazabilidad".

Sin limitaciones de horarios

El objetivo es evitar desplazamientos y colas innecesarias, y que el usuario disponga de toda la información sobre el estado de sus comunicaciones, sin estar sujeto a un horario restringido de ventanilla.

En una primera fase se han incorporado ya a la plataforma todas las escuelas y facultades, el Servicio de Alumnado y el Servicio Integrado de Empleo. A través de menús desplegables, se puede trasladar la consulta sobre cualquier cuestión (becas, ayudas, certificados, trámites de acceso y admisión, de matrícula, calendario, normas de evaluación y permanencia, expedición de títulos, etc.) relacionada con las escuelas y facultades de la UPV o asuntos dependientes del Servicio de Alumnado, o bien concerniente al empleo y las prácticas en empresa que gestiona el SIE o sobre los programas de movilidad e intercambio académico, de los que se ocupan las unidades de relaciones internacionales de los centros.

Además, la información está estructurada en función de las necesidades de los usuarios y de las diferentes consultas que realizan habitualmente, e incluye también un potente sistema de preguntas frecuentes (FAQs, por sus siglas en inglés) que puede permitir obtener la respuesta a la duda o consulta de una manera más inmediata.

En una segunda fase, está previsto incorporar a todas aquellas otras unidades o servicios de la UPV que así lo precisen, como es caso del Área de Comunicación, sobre todo por la atención a los potenciales alumnos en cuanto a dudas y consultas quieran trasladar a la UPV.

Poli[Consulta] es una de las líneas de trabajo del proyecto Secretaría Virtual 24x7 en el marco de la estrategia de Open Innovation, impulsada por el actual equipo rectoral. Una vertiente de este proyecto se encuentra íntimamente ligada al proyecto de implantación de la administración electrónica en la UPV (eUPVgestión). En el marco de este proyecto, se han desarrollado ya varias iniciativas como la implantación de la firma electrónica con sello de órgano a certificados y justificantes y guías docentes, y la incorporación de la firma electrónica en aplicaciones (por ejemplo, firma de actas de asignaturas y diligencias a las mismas, TFG/TFM, prácticas en empresa, cesión de derechos.).

Cita previa on line

Otra de las líneas de actuación del proyecto es la atención personalizada, en caso de que la duda o consulta que realice el usuario precise presencialidad, y que pueda requerir un mayor asesoramiento. Para ello, y de forma paralela a la implantación de poli[Consulta], se está trabajando en un sistema de cita previa de manera que se asigne día, hora y gestor en función de la temática de la atención requerida. Además, a propuesta de los propios estudiantes, "estamos trabajando para que la respuesta al requerimiento de la atención o asesoría sea en un entorno amigable que conjugue la atención rápida, la personal e, incluso, la confidencial".

El proyecto Secretaría Virtual 24x7 está liderado por el Servicio de Evaluación, Planificación y Calidad (SEPQ) y, en concreto, la creación de poli[Consulta] ha sido llevado a cabo con el apoyo de responsables de Escuelas y Facultades, del Servicio de Alumnado, del SIE, de la OPII, y desarrollado por el Área de Sistemas de la Información y las Comunicaciones (ASIC), con la colaboración también de los propios estudiantes, a través de la Delegación de Alumnos de la UPV.

Con la puesta en marcha de poli[Consulta], la UPV busca facilitar que los miembros de la comunidad universitaria y el resto de usuarios, puedan trasladar sus dudas o consultas a las distintas Unidades y Servicios de la Universidad, de una manera cómoda y ágil con un solo clic, independientemente de que se encuentren a miles de kilómetros o de la hora del día en la que se realice la consulta. Y, además, gestionar este tipo de comunicaciones de una forma controlada y trazable (con información sobre estados, incidencias, datos adicionales, etc. relacionada con la comunicación, tanto para usuarios como para gestores) con el fin de darles respuesta lo antes posible.

• poli[Consulta]